En el último post, hablamos acerca de la creatividad y de cómo preparar bien un taller de creatividad, algo que, según mi experiencia, tiene una enorme influencia a la hora de obtener buenos resultados en el taller.

En este post continuaremos con la secuencia de pasos que hay que dar para realizar un taller de creatividad productivo.

PASO 2: Realizar el taller

Llegó el día D y la hora H. ¡Nada cambia! Es un día más, la única diferencia es que vamos a utilizar una habilidad que casi tenemos olvidada: la creatividad.

Para entrar en situación, el facilitador o líder del taller va a escribir el foco sobre el queremos trabajar en un lugar bien visible (en una pizarra, en una cartulina, en una diapositiva mostrada en un proyector o TV…). Recordará el objetivo mínimo de ideas por participante (ya sabes, al menos 8) y repasará la técnica de creatividad a utilizar y las normas del taller (puedes verlas en la siguiente imagen).

Justo antes de empezar el taller, propondrá hacer un icebreaker a los asistentes, un rompehielo. ¿Para qué? Para eso, para romper el hielo y hacer que todos pasen de un estado mental pasivo-receptor a un estado de pensamiento activo-creador.

Un ejemplo de icrebreaker tradicional es este: unir los puntos con solo 4 rectas, sin levantar el lápiz del papel (ver la siguiente imagen), que tiene un objetivo adicional al de servir como calentamiento: recordar a todos que las limitaciones nos las ponemos nosotros muchas veces, no la propia situación o problema. ¿Puedes resolverlo sin asumir limitaciones que no se han expresado?

Personalmente, utilizo básicamente cuatro técnicas de creatividad: Brainstorming “puro”, Brainwriting, que es una variante escrita y menos dinámica del anterior, SCAMPER para proporcionar anclas adicionales al foco y Analogías para forzar conexiones verdaderamente extrañas (aquí tienes excelente información sobre técnicas de creatividad).

Utilizo en ocasiones una técnica más que hemos desarrollado en Sastre & Asociados, a la que llamamos “Innovación sobre 3 ejes”, para buscar soluciones al foco en otros sectores diferentes al nuestro pero que tienen problemáticas similares.

Habitualmente, como facilitador, pido a los participantes que dediquen 5 minutos a escribir (o mejor, dibujar) ideas en post-its de forma individual, antes de pedir que se levanten para empezar a poner sus ideas en la pared y revisen las de los demás.

En esta fase inicial de creatividad individual, se van a generar normalmente 3-4 ideas por persona, aproximadamente la mitad del objetivo individual a cubrir.

El papel del líder, como he dicho, es muy importante: es quien va a conseguir que se genere la dinámica adecuada o no, quien va a hacer respetar constantemente las normas y quien va a “empujar” a los participantes a conseguir el compromiso – personal – de aportar, al menos, 8 ideas que resuelvan el foco.

También irá agrupando las ideas por temáticas – como en la imagen de abajo – para que los participantes puedan ir viendo, de forma organizada, las aportaciones de los compañeros y aporten variantes o mejoras para alguna de las ideas expuestas o propongan nuevas ideas a partir de lo que vean.

Hay que tener presente que cuando ya se han generado más de 30 o 40 ideas, se puede hacer bastante complicado para nuestra capacidad de atención y concentración ir leyendo sucesivamente ideas que no tienen que ver las unas con las otras: por eso, mejor que estén un poco organizadas. Si el facilitador no es experto en el tema, es conveniente que cuente con un ayudante que sí sepa y le ayude en esta tarea.

Aunque un taller de creatividad completo, desde su inicio hasta su finalización, puede llevar fácilmente más de 2 horas, la fase de creatividad no suele durar más 20-30’. En ese periodo, deberíamos haber completado el objetivo de conseguir, por lo menos, 8 ideas por persona. De manera que si hay 10 participantes nos llevará a obtener una cantidad mínima de 80 ideas.

En las fases finales del taller, cuando el facilitador empiece a detectar que los participantes se van quedando parados o estancados, es conveniente que intente provocar un último esfuerzo solicitando la aportación de ideas más radicales, aquellas que se pueden haber guardado en la mochila, para terminar de exprimir su creatividad.

PASO 3: Terminar el taller de creatividad

Hay que ir concluyendo el taller. Para ello, lo primero que vamos a pedir es que los asistentes seleccionen las mejores ideas: suelo entregar a cada asistente cinco votos numerados de 1 a 5 (en pequeñas pegatinas como las que utilizan los niños más pequeños en la educación infantil), para que coloquen esos votos en las ideas que más les gustan: 5 a la que más, a la siguiente 4, a la siguiente 3, etc.

Una vez todos los participantes en el taller han utilizado sus cinco votos, seleccionaremos las ideas que más puntuación tengan y completaremos, entre todos los participantes, una ficha para cada una de ellas.

La ficha sirve para clarificar y dar más forma a la idea, incluso para mejorarla un poco y dejarla suficientemente clara para quienes, posteriormente, tengan que revisarla y tomar una decisión sobre ella (es decir, si se sigue adelante con ella o no).

Incluye unas pocas cuestiones y debe poder completarse en un solo folio, utilizando solo una cara, e incluirá cosas básicas como: nombre de la idea, breve descripción (no más de 4 líneas), valor que aportará al usuario final de la idea (a quien va destinado) o valor que aportará a nuestra empresa.

Una vez completadas las fichas, el taller termina y, como es de rigor, el líder agradecerá a todos su participación y les explicará los próximos pasos, es decir, qué continuidad pueden esperar de su esfuerzo creativo. Como mínimo, les indicará cuándo tiene previsto darles información sobre lo que se va a hacer con las ideas que han sido pre-seleccionadas en el taller.

PASO 4: Aún hay algo más

El líder del taller, con su ayudante, preparará un listado con todas las ideas generadas, ordenadas según el ranking de votos obtenidos, describirá la técnica utilizada y hará una relación de los participantes.

Esto, más las fichas de las ideas pre-seleccionadas, se entregarán a quien encargó el taller (o se lo quedará él mismo, si fue él mismo el promotor) para que valoren la puesta en marcha de nuevas acciones a partir de estas ideas: por ejemplo, desarrollar prototipos rápidos de algunas de ellas para obtener feedback temprano de usuarios reales, o pasar a desarrollar más el concepto de alguna de ellas.

Algo que es ya para subir nota, y que he visto hacer a muy pocas empresas, es organizar una pequeña sesión de análisis “post-mortem” entre el líder y dos o tres asistentes al taller; para que presenten propuestas de cambio y mejora en función de lo que han visto que ha salido bien y menos bien en el taller.

Aquí podríamos decir que se estaría aplicando el proceso de mejora sistemática al propio proceso de innovación. Curiosa pero interesante y eficaz paradoja.

“Creatividad es pensar cosas nuevas. Innovar es hacer cosas nuevas. Las ideas son inútiles a menos que sean usadas. La prueba de su valor está en su implementación”  (Theodore Levitt – Profesor de Harvard Business School) 

Algunos consejos

Solo tres, no me quiero extender más:

  • Trae a gente motivada y comprometida: si alguien tiene una actitud demasiado escorada hacia los comportamientos negativos que vimos en el post anterior, será mejor que no la invites.
  • Consigue un líder-facilitador convencido de su papel.
  • Completa bien las fichas de las ideas preseleccionadas, porque las ideas se las lleva el aire;)

Personalmente pienso que estos talleres tienen mucho potencial, primero porque soy un optimista nato y segundo porque confío mucho – muchísimo – en la capacidad de resolver retos que tiene el talento de las personas cuando está bien motivado y comprometido. Si no lo has probado, deberías intentarlo.

Unos pocos números para concluir

Para terminar, te voy a pedir que hagas conmigo las siguientes cuentas, por si todavía no tienes claro si los talleres de creatividad son lo tuyo o una de esas cosas que le pueden hacer falta a tu empresa para innovar de verdad.

Supón que tienes 5 o 6 cuestiones estratégicas en tu empresa que podrías resolver de forma creativa, con un enfoque innovador.

Si organizas 5-6 talleres de creatividad que cumplan ese mínimo de 8 ideas por participante, contando con 10 participantes en cada taller, nos da 480 ideas buenas (6 x 8 x 10).

¡480 ideas! Uaauuu!!

De las cuales se van a preseleccionar en los propios talleres, aproximadamente, el 5% (4-5 ideas por taller). Esto nos da ¡24 ideas buenas!

Ten por seguro que de estas 24, vas a tener entre manos, al menos, 5-6 ideas muy buenas. Es decir ¡5 o 6 buenos proyectos potenciales de innovación! Esto es más de lo que muchas empresas van a tener en toda su vida.

Y ten en cuenta que si, por un casual, concluyes que no tienes ninguna idea que te parezca suficientemente buena – nunca me ha pasado -, siempre puedes volver a hacer los talleres, con personas o facilitadores diferentes.

La innovación, te lo digo de verdad amigo, es una cuestión primero de actitud, y luego de cantidad, no lo dudes– en la innovación hay que evitar correr el grandísimo riesgo de tener una sola idea innovadora.

Para generar una gran cantidad de ideas están los talleres de creatividad. Y hacer buenos talleres es una cuestión de práctica, nada que no se pueda aprender y mejorar con la persistencia y el interés suficientes.