No soy el único

Bandeja de correo repleta. Correos de clientes, amigos, conocidos, alertas, newsletters…¡y eso que el problema del spam ha mejorado mucho últimamente!

Twitter: sigo a pocos, pero algunos de ellos padecen incontinencia verbal (v.g Guy Kawasaki, capaz de hacer más de 30 tweets al día). ¡Con unos pocos de estos, dejarías de vivir tu propia vida para dedicarte a leer la suya! Me parece algo a medio camino entre la falta de respeto y la egolatría.

Facebook: un ámbito más informal de relaciones (amistades) que de otra forma probablemente no se mantendrían (de la misma manera)

Entre Facebook y Twitter ya no veo CSI Las Vegas que era de lo poco que veía en la tele. No sé si esto es bueno o malo;))

Sin embargo he de reconocerlo: el nivel de los contenidos que tengo a mi alcance ha mejorado mucho, o eso me lo parece, en los últimos meses: artículos, blogs, webs, vídeos, conferencias, “infographics”, etc. Muchos buenos contenidos y algunos verdaderamente excelentes, tanto para mi trabajo como para mi ocio…Que a mi vez trato de compartir por los mismos canales 2.0 con mis contactos.

Hay un pero: ¡que no puedo con todo! ¡Que el día no tiene horas para que lo revise, asimile y aproveche! Y sé positivamente que no soy el único.

Information overload

Leo en algún sitio: el problema de la sobrecarga de información está con nosotros desde hace mucho tiempo, al menos desde que se inventara la imprenta: mucha gente tuvo a partir de ese momento acceso a más libros de los que podría leer en su vida.

Aquí hago un breve paréntesis: siempre me ha preocupado esto. Seguro que tengo más libros de los que podré leer en mi vida. Y aún así no dudo que seguiré comprándolos, en papel o en unos y ceros. Es vicio claramente. Una decisión importante que tomar a menudo: cada vez que elijo uno y aparto otros que he ojeado por encima y que es posible que jamás lea. Cierta angustia…

Siguiendo con Gutemberg, el problema que hoy tenemos no es la sobrecarga de información, aunque lo parezca, sino el manejar los filtros adecuados. Según parece, hasta antes de Internet la información a la que accedíamos era un asunto bastante controlado.

Leías un solo periódico al día, a lo sumo dos el fin de semana; veías el telediario de una cadena (normalmente la misma) casi todos los días al mediodía y por la noche. Estos medios eran los que utilizabas para estar al día en el trabajo y en tu esfera personal; lo mismo que tus amigos y colegas de trabajo.

Information-Overload

Hablabas por teléfono con cierta frecuencia – no todos los días – con los amigos y la familia (por supuesto en el trabajo todos los días); cartas, muy pocas o ninguna… Y no pasaba nada. No había una sensación de estrés como nos ocurre ahora.

…Y he aquí que llega Internet y volvemos a escribir cartas en el correo electrónico (cortas, pero cartas). Y que nos sorprende la inmensa cantidad de información que está a nuestra disposición en la www. Y más aún nos sorprenden y gratifican los nuevos soportes de transmisión de información y de relación como Twitter y Facebook. Y encontramos en un abrir y cerrar de ojos la bandeja de entrada de correo repleta.

Un problema de filtros, no de información

Nos encontramos perdidos porque no dominamos las claves para establecer los filtros necesarios. Ha sido tan rápido que nos ha cogido desprevenidos. Achacamos el problema a la cantidad de información, que ciertamente es masiva, pero ya lo era (de acuerdo no tanto) hace 15 o 20 años. Sin embargo, entonces conocíamos de forma intuitiva o inconsciente las claves para dominarlo: los filtros.

Sin embargo, los filtros actuales vamos creándolos y utilizándolos como buenamente podemos. Sobre la marcha. Es esencial para no asfixiarnos tener esto claro: el problema no es de exceso de información sino de gestión de toda esa información.

Información para asimilar: no requiere respuesta

Para resolverlo, en teoría, nuestros filtros deben empezar por centrar los temas que realmente nos interesan. Tanto para nuestro trabajo como para nuestro ocio: distintos filtros para los diferentes ámbitos.

Eso pasa por elegir unas pocas fuentes que nos mantengan al día y nos ayuden a mejorar nuestro conocimiento, nuestras relaciones y nuestra diversión sin que nos lleguen a agobiar. En mi caso, por si es de utilidad a alguien:

Fuentes de trabajo, que reviso habitualmente en el despacho a determinadas horas (al principio del día, a la hora de comer y al final de la jornada):

– Newsletters: McKinsey, que es mensual aunque también recibo entregas especializadas del mismo (de innovación por ejemplo) que pueden tener otra frecuencia. He eliminado últimamente unos cuantos newsletters, interesantes, pero inasumibles

– Blogs: Enrique Dans, Kevin Roberts, Hudson & Houston, Tom Peters (este probablemente a eliminar en un futuro próximo)

– Redes sociales profesionales: Linkedin (dentro de esta, varios grupos relacionados con innovación, estrategia e internacionalización). Xing se quedo fuera hace tiempo y Viadeo nunca llegó a arrancar mi compromiso. Aunque creo que mantengo perfil en ambas

Fuentes de ocio, que en bastantes ocasiones también aportan contenido de trabajo (sobre todo Twitter) y que reviso normalmente en casa:

– Redes sociales: Facebook (¿Se pueden tener 500 amigos y hacerles caso a todos? No creo)

– Microblogging: Twitter (¡Imposible seguir a más de 30 twiteros de “intensidad media-alta” sin tener que abandonar trabajo y familia!)

Para cada una de las fuentes, deberíamos establecer la frecuencia de actualización según nuestros intereses. Es muy posible que nuestra frecuencia de actualización ideal no coincida con la del emisor (un mínimo de continencia Sr Guy Kawasaki).

Como esa frecuencia la establece el emisor, directamente habrá que saltarse una parte de sus contenidos si es superior a la que nosotros consideramos razonable.

Información que sí requiere respuesta

¿Y qué hacemos con el correo electrónico? El correo electrónico es lo más parecido a las llamadas de teléfono: de hecho ha sustituido a muchas de ellas a un coste cero, lo que siempre es de agradecer, excepto para las operadoras, claro.

El problema es que ese coste nulo (y su multidireccionalidad: puedo remitir el mismo correo a muchas personas, cuando hablar solo lo hacía con una) hace que se envíen y recibamos muchos más correos que llamadas teníamos. Y ese problema, me temo, no ha hecho más que empezar.

Hay que atajarlo y esto va a requerir de medidas drásticas: es feo, pero algunos habrá que dejar de contestarlos, eliminándolos directamente. Me refiero a aquellos que no sean esenciales para nuestro trabajo (o nuestras relaciones). De lo que se deriva que es clave tener muy claros nuestros objetivos, individuales y empresariales.

Habrá que delimitar de forma razonable el número de horas de la jornada que dedicamos al correo: lógicamente esto dependerá de la actividad de cada uno. No es lo mismo la dedicación que necesitará un servicio de soporte al cliente (permanente) que un controller o un gerente.

Y además utilizarlo solo a ciertas horas del día. Contestando en el mismo día o el día siguiente aquellos más relevantes para nuestros objetivos y aplazando a momentos más distendidos la contestación de los menos importantes.

Todas las medidas que he mencionado me han recordado la famosa matriz de Eisenhower, que puede resultar muy útil a la hora de gestionar este correo masivo.

matriz eisenhower

El problema, y volvemos al principio, es que hoy mucha información que recibimos, no solo por el email sino por otros medios, por su calidad y conveniencia, podría caer en el cuadrante 1: tiene alto impacto/importancia para nuestro negocio y es urgente aplicarla…

Por mi parte trato de aprender a dominar todo esto porque, si he de ser sincero, me sigue generando cierta ansiedad: ¿qué hago con toda la información sumamente interesante que se va a quedar fuera?

Parece que aún no he logrado establecer los filtros adecuados y definitivos ante la afluencia masiva de contenido de interés.

Mientras tanto creo que voy a hacer caso a la última parte de la recomendación del gran Peter Drucker respecto a la sobrecarga de información: 1) FOCUS (centrarse), 2) FILTER (filtrar)…and 3) FORGET (olvidar). O sea, olvidar como si nunca hubiera existido…o el problema seguirá siendo mío;)

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