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Metodologías Ágiles

Cuando hablamos de dirección de proyectos, suele estar clara la teoría, conocemos el proceso, pero la realidad del día a día de la empresa es otra: hay una elevada presión para saltarse las primeras etapas, por lo que, de forma habitual, se acaban incumpliendo plazos y costes, eso en el caso de que se haya conseguido el objetivo del proyecto.

Al mismo tiempo, debido a la elevada competencia, el cliente es cada vez más exigente. Esta situación lleva a las empresas a lanzar e implementar, cada vez con más frecuencia, proyectos de mejora e innovación para lograr desmarcarse de la competencia. Es decir, aumentan considerablemente su trabajo por proyectos.

Además, la limitación de recursos y la urgencia para entregar antes los trabajos, nos lleva a intentar usar el tiempo de la forma más eficiente posible; todo esto en un mundo que, de por sí, resulta cada día más complejo e incierto.

La repercusión de todos estos elementos ha influido en que exista una tendencia creciente en las empresas al trabajo por proyectos utilizando Metodologías Ágiles. SCRUM es la más conocida y utilizada y, aunque viene del mundo del software, actualmente cuenta con muchos adeptos, ya que se están aplicando en los más variados sectores y tamaños de empresas.

Durante el webinar hicimos varias preguntas a los asistentes. Y sus respuestas confirmaron la importancia de implementar Agile y SCRUM.

Por ejemplo, pudimos ver que la mayoría de los asistentes consideraba que los proyectos no se definen correctamente en sus empresas (es decir, empiezan mal). La mayoría consideraba que sólo se definen a medias.

aaaaaa - Resumen webinar: Gestión de proyectos Agile (SCRUM)

En cuanto a los integrantes de los equipos de proyecto, el problema principal es la falta de tiempo para dedicarlo al proyecto, seguido por la falta de experiencia en el trabajo por proyectos y, en tercer lugar, por la ausencia de actitudes adecuadas para participar en ellos.

bbbbb - Resumen webinar: Gestión de proyectos Agile (SCRUM)

Él éxito de los proyectos en entornos tan complejos como el descrito anteriormente, puede aumentar en buena medida si se usan metodologías Ágiles. En este enfoque definimos el coste y el tiempo, pero no el alcance del proyecto, que es lo que proporciona la necesaria flexibilidad.

Al estar todos los trabajos del proyecto priorizados según el valor para el cliente, nos aseguramos de que todo aquello que hagamos siempre sea de un alto valor añadido para el proyecto. Esta es la gran diferencia con las metodologías tradicionales de dirección de proyectos como Waterfall (Cascada), donde lo que se fija es el alcance (todo lo que se quiere que haga el proyecto).

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Conceptos de SCRUM que debes conocer

-Product Backlog​: Contiene todas aquellas cosas que hay que hacer para completar un proyecto. Cada cosa es un ítem (ordenados según prioridad). A cada ítem se le llama “historia de usuario”.Los ítems son los requisitos y necesidades que plantea el cliente, el destinatario del Proyecto.

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-Sprint​: Son los ciclos cortos de trabajo en los que se hace un proyecto. Duran entre 1 y 4 semanas. Los llevan a cabo el Equipo de desarrollo + Scrum Master. El Product Owner estará disponible para todo tipo de consultas. Al final de cada Sprint se presenta al cliente un “incremento” del producto que se suele llamar entregable.

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-Equipo Scrum​: Está formado por 3-9 personas.  Es auto-organizado y completo: tiene autonomía, alta dedicación​ de tiempo al proyecto y elevado compromiso hacia él. Hay 3 roles principales en un Equipo Scrum:​ Product Owner (PO) Scrum Master (SM)​ y Equipo de desarrollo (Team)​.

2 2 - Resumen webinar: Gestión de proyectos Agile (SCRUM)

-Tablero Kanban: Es donde se​ recogen todas las tareas del Sprint en el que estamos trabajando y está organizado así:

  • Columna Sprint Backlog/To Do: todas las historias de usuario priorizadas y desglosadas en tareas que se han elegido para hacer en el Sprint.​
  • Columna Doing: tareas que ya están en marcha, haciéndose por algún miembro del Equipo.​
  • Columna Done: tareas que ya se han completado y están listas.​
  • Columna Impediments: tareas paradas por algún obstáculo detectado en la reunión diaria (Daily Scrum). Están priorizadas y tienen un responsable para resolverlas.​

3 2 - Resumen webinar: Gestión de proyectos Agile (SCRUM)

-Daily Scrums:​ Son reuniones diarias, siempre a la misma hora. Duran como máximo 15 minutos y mejor si se hacen de pie.Las realizan el Scrum Master y todo el Equipo. Las dirige el primero. Su objetivo es compartir los avances realizados, los posibles obstáculos y en qué va a trabajar próximamente cada uno.En 15 minutos se contestan 3 preguntas por todos los miembros del Equipo: ¿qué hiciste ayer?, ¿qué vas a hacer hoy?, ¿qué está obstaculizando tu trabajo?

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-Burndown Chart (velocidad o ritmo): Es una representación gráfica del trabajo ya completado en el proyecto y de la cantidad de trabajo pendiente. Se encarga de ella el Scrum Master y la actualiza en cada Sprint.Su seguimiento, Sprint a Sprint, nos permite saber cuál es la velocidad del Equipo.

 

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Proceso SCRUM

1.DEFINE EL PROYECTO: El primer paso es definir el proyecto: Objetivo, Coste, Tiempo y Alcance.

2.ORGANIZA EL EQUIPO SCRUM: Eligiremos el Equipo de desarrollo y al Scrum Master.

3.PREPARA EL PRODUCT BACKLOG: Aquí participan Product Owner + Scrum Master + Equipo desarrollo. Se escriben y ordenan los ítems del Product Backlog. El criterio para ordenarlos es el valor que aportan al cliente. También incluye cada ítem una valoración hecha por el Equipo respecto a la dificultad estimada para completarlo (no del tiempo).

4.SPRINT 0: El Product Owner + Scrum Master + Equipo desarrollo, se reúnen por 60-90 mins. y acuerdan algunas cosas claves: duración de los Sprints (un tiempo fijo, entre 1-4 semanas), las herramientas de comunicación, cuándo y dónde hacer las entregas de avance a los clientes durante los Sprint Reviews. También se decidirá cómo, cuándo y dónde hacer las reuniones internas de retrospectiva.

5.PLANIFICAR EL SPRINT: En estas reuniones se deciden y escogen qué ítems del Product Backlog se van a completar en el siguiente Sprint. Suelen desglosarse los ítems en tareas más específicas para las que se hace una estimación del tiempo que llevará completar cada una de ellas.

6.IMPLEMENTAR: El Scrum Master prepara el tablero Kanban con las columnas correspondientes: Sprint Backlog/To Do, Doing, Done (Impediments, Review)

8.DAILY SCRUMS: En 15 minutos se contestan 3 preguntas ¿Qué hiciste ayer? ¿Qué vas a hacer hoy? ¿Qué está obstaculizando tu trabajo?

9.SPRINT REVIEW_ Dura entre 1-2 horas. Se reúnen Equipo + Scrum Master + Product Owner + clientes (+ cualquier otro interesado en el Proyecto) al finalizar cada Sprint. Se presentan los trabajos realizados al cliente para su validación y obtener su feedback. Si fuera imposible acceder al cliente real, buscaremos un “embajador” que actúe en su nombre (Rpble Comercial, Rpble Marketing, etc), aparte del Product Owner, para que valide y nos aporte el feedback.

10.RETROSPECTIVA: Se realiza al final de cada Sprint, después del Sprint Review durante 60-90 mins. El Scrum Master pregunta a cada miembro del Equipo, por turnos, delante de los demás “¿Qué ha ido bien en este Sprint?”, “¿Qué podía haber ido mejor en este Sprint?”, “¿Qué se podría mejorar para el siguiente Sprint?”. Si existen discrepancias se deben justificar las respuestas con los demás miembros del equipo.

11.REFINAR EL BACKLOG: Se reúnen el Product Owner + Equipo + Scrum Master. El Product Owner informa de los cambios, novedades, incorporaciones o eliminaciones en el Backlog solicitadas por el cliente. Se aplicarán esos cambios inmediatamente al Product Backlog compartido. Aquí tenemos que volver a priorizar el Product Backlog.

6 - Resumen webinar: Gestión de proyectos Agile (SCRUM)

 Fuente https://www.crystalloids.com/

 

En conclusión, analizando los conceptos básicos y el proceso SCRUM, pudimos comprobar con los asistentes al webinar por qué es una metodología que está en pleno auge, confirmando que se adapta mucho mejor a la realidad de una buena parte de los proyectos que se gestionan hoy en día en las empresas.

Si te interesan las metodologías Ágiles y el SCRUM te dejamos las dos sesiones que realizamos en nuestro webinar, para que puedas profundizar más en todos estos conceptos. Si tienes cualquier duda, por favor, escríbenos a info@sastre-asociados.com

Sesión 1 (aprox 40 mins)

https://www.youtube.com/watch?v=YBvnT6ZLiUs

Sesión 2 (aprox 75 mins)

https://www.youtube.com/watch?v=mttc-p35W2A