Desde hace bastante aparece la cuestión de la falta de tiempo en muchos de los proyectos de asesoramiento que realizamos con clientes.

Porque hoy el recurso más escaso de la mayoría de las empresas no es el dinero sino el tiempo. Parece una paradoja, pero es muy real.

Es fácil observar esto también en las obligaciones diarias de muchas familias: los hijos prácticamente no tienen una hora de tiempo libre entre colegio, deberes y actividades extraescolares; los padres estamos cada día más atareados, haciendo malabares para cumplir con todas nuestras obligaciones laborales, familiares, educativas, deportivas…

Una evidencia de esa afirmación de que el recurso más escaso es el tiempo, es que cada vez me encuentro más con lo que llamo “compromisos en falso”: personas que te dicen que determinada tarea o proyecto estarán completados para una fecha…que luego no cumplen; y que retrasan, repetidamente, sin una razón de peso que lo justifique.

¿Es que cada vez somos más irresponsables en el trabajo?

No lo creo. Pienso que, en general, las personas son hoy más responsables, serias, profesionales y está más implicadas con sus empresas que nunca. Pero por algún motivo no consiguen cumplir todo aquello a lo que se comprometen.

 

¿Por qué no se cumplen los compromisos adquiridos?

Veo, por un lado, una creciente competencia en todos los sectores y, dentro de esa lucha competitiva, una de las bazas que se suele jugar más fuerte es la de ofrecer unos plazos de entrega más rápidos que los de los competidores (se pueda o no: y cuando no se puede viene lo grave).

Esto provoca un estado de estrés generalizado en aquellas empresas que ofrecen plazos cada vez más ajustados a los límites de su capacidad. Algo que, desde luego, no las ayuda a hacer que salgan bien las cosas y tampoco a cumplir de la forma más rigurosa con sus compromisos.

Por otro lado, tengo la impresión de que padecemos una generalizada falta de conciencia de la realidad del tiempo. Me explico:

Actuamos como si no fuéramos conscientes de que nuestro tiempo está “físicamente” limitado. Nuestra jornada laboral es de 8 horas, no de 16. Y, además, tampoco debería durar más, salvo en ocasiones puntuales, para conseguir un sano equilibrio en nuestras vidas.

La semana tiene 5 días laborables, no 10 como, a veces, puede parecer al ver las agendas repletas de actividades de algunas personas. Y siendo esto así, sorprende la facilidad con la que afirman que van a incluir nuevas tareas en una de esas atareadas semanas.

Supongamos que estamos participando en un equipo de trabajo (un Comité de Innovación, por ejemplo) encargado de supervisar el lanzamiento y la implantación de una serie de proyectos de innovación en nuestra empresa: veríamos que no son raros los casos en los que las fechas de finalización de un proyecto o las de cumplimiento de tareas concretas del mismo se acuerdan con una extraordinaria facilidad. De una forma, diría que, engañosamente fácil.

“¿Cuándo tiene que estar finalizado?, ¿dentro de 3 meses? De acuerdo, pues dentro de 3 meses”. Dentro de 3 meses, parece que “todo entra”. Como si no tuviéramos ninguna otra cosa que hacer de aquí a los próximos 3 meses.

“¿En 4 semanas? de acuerdo, en 4 semanas, ya veremos de donde sacaré el tiempo” piensa el aludido.

Porque, siendo realistas, ¿cuántos son los que revisan detalladamente su planificación de trabajo o simplemente su agenda a la hora de cerrar compromisos de este tipo? Pues la verdad es que, por mi experiencia, son pocos.

La consecuencia de esta forma de actuar es que hay una alta probabilidad de no cumplir con la fecha de entrega que hemos comprometido; o que si lo hacemos sea a costa del retraso de otros compromisos.

O bien, como solución final, a costa de otros aspectos de nuestra vida que, en demasiadas ocasiones, van a hacer de colchón: trabajando horas fuera del horario laboral o durante los fines de semana.

Todo esto solo demuestra una cosa: que no sabemos gestionar bien nuestro tiempo en un contexto en el que se da una alta exigencia de este recurso, siendo, por lo tanto, una asignatura pendiente de las empresas.

 

Tiempo vs Dinero: lo que nos puede enseñar cómo gestionamos el dinero

Para ver cuánto nos falta por avanzar en la gestión de este recurso en las empresas, propongo hacer un sencillo ejercicio comparando lo que ha sucedido con la gestión de otro recurso escaso como el dinero.

Desde hace bastante tiempo, las empresas aprendieron a gestionar su dinero efectivo para no colapsar y poder continuar con su supuestamente lucrativa actividad – al menos, aprendieron la mayoría de ellas –.

Se crearon herramientas para gestionar correctamente este esencial recurso: presupuestos de tesorería con previsiones de gastos e ingresos, indicadores de la calidad de la gestión (como el ratio de liquidez – activo circulante/exigible a corto plazo -, los plazos medios de cobro y de pago, etc), surgieron departamentos de finanzas y responsables de tesorería, asesores financieros, etc.

También se crearon unas normas y políticas internas de trabajo para llevar bien esa tesorería: evitar quedarse con un saldo inferior a X euros en bancos, no vender a clientes con un pobre historial de pagos, establecer plazos mínimos de pago a proveedores de tantos días, plazos máximos de cobro de clientes de otros tantos días, etc.

Toda una malla de medidas e indicaciones para no perder el control de un recurso tan esencial.

Por otro lado, hace aún más años surgieron los proveedores de dinero, los bancos, origen y sostén de todo el sistema económico por el que nos regimos.

Bancos que además de financiar (en realidad, adelantar) las compras de activos (máquinas, inmuebles, etc), actúan desde tiempos inmemoriales como proveedores de liquidez, manejando los excedentes de dinero que tienen algunas personas y empresas para ofrecérselos a otras personas o empresas que puntualmente la necesitan (con mecanismos como los descuentos de remesas comerciales, el factoring o las pólizas de crédito).

En definitiva, la gestión de tesorería se maneja bien y está más que solucionada en las empresas, salvo casos de mala fortuna, actuaciones irresponsables de verdad o pérdida progresiva de competitividad.

Hoy, lo normal, es que si una empresa se queda sin tesorería no sea por una mala gestión de su liquidez sino por una mala estrategia competitiva.

Y así, observamos que hoy en día un responsable de finanzas de una empresa no concede, a la ligera, una fecha de pago; no autoriza, así como así, la compra de una nueva máquina o de un nuevo renting para un coche de empresa si no tiene absolutamente comprobado que, dado el estado actual de la tesorería de la empresa, las previsiones de ingresos y demás gastos comprometidos, va a poder afrontar los pagos con toda seguridad, a sus fechas de vencimiento.

Es decir, aquí no vale eso de “bien, pues dentro de 3 meses lo pagaremos de alguna manera…y ya veremos cómo lo solucionamos de aquí a entonces”.

 

Pero con el tiempo…no es lo mismo

Sin embargo, el tiempo lo gestionamos con muy poco criterio: es como si alguien gestionara la tesorería de su empresa para llegar, descontando ingresos y pagos, con un saldo de cero euros a final de mes.

Agotamos todo nuestro tiempo en el calendario, e incluso un poco más, como si no hubiera mañana. Y esto creo que sucede porque no somos plenamente conscientes de la carga de trabajo que estamos asumiendo y, si hay un atisbo de saberlo (y de los problemas que nos vamos a encontrar), ya veremos cómo nos apañamos, adoptando una actitud ciertamente suicida.

Pienso que actuamos de esta forma, sobre todo, debido a un motivo principal: no hemos aprendido a hacerlo bien. Tampoco nadie se ha ocupado de enseñarnos seriamente.

Además, es un problema relativamente nuevo. El tiempo se ha convertido en un recurso escaso hace más bien poco. Por eso, las personas están aprendiendo a gestionar este recurso clave en el siglo XXI con muchas dificultades, a base de porrazos y una sucesión de experiencias negativas.

La mala noticia es que esto no va a ir a mejor: las exigencias para nuestro tiempo limitado van a aumentar tratando de que lo estiremos un poco más.

Y, lo que es peor, aún no está en el top de las agendas de la mayoría de los directivos que conozco. Mientras tanto, sus empresas funcionan resolviendo una urgencia tras otra: llegando a trabajar, en algunos casos, en un estado de urgencia permanente.

Creo que, en los próximos años, las empresas tendrán que aprender a gestionar su tiempo de una forma tan eficiente o más que el dinero en sus bancos. O acabarán despareciendo.

Y desaparecerán porque no lograrán cumplir los compromisos que hayan adquirido con sus clientes.

Y también porque se volverá asfixiante e irrespirable el ambiente de trabajo en ellas: todo será apagar fuegos y abordar la siguiente emergencia, agotando física y psicológicamente a la mayoría de sus trabajadores, en especial a aquellos que trabajan en las partes críticas de sus procesos, las que representan los mayores cuellos de botella (por ejemplo, las oficinas técnicas, los equipos de instalación, etc.).

Algo que, en casos extremos, lleva a los individuos a cerrarse en sí mismos – a sacar todo “su” trabajo posible y olvidarse de lo demás -. Sucede algo similar con los departamentos, dando origen a los nefastos Reinos de Taifas, pequeños organismos dentro de la organización de la empresa que van a lo suyo y hacen la guerra por su cuenta, sacando su trabajo adelante sin mirar por encima del hombro para saber lo que les está sucediendo a los demás compañeros.

Estos riesgos hacen que, desde luego, merezca la pena que los directivos se pongan a trabajar inmediatamente para aprobar con nota esta asignatura pendiente de las empresas.

¿Qué te parece a ti? ¿Estás de acuerdo en que el tiempo es hoy el recurso más escaso?

¿Hay solución a este grave problema que se padece en cada vez más empresas?

En el próximo post te hablaremos de las posibles soluciones que nosotros vemos para remediarlo.

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