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Proyectos fallidos son aquellos que no cumplen con sus objetivos, con el coste o plazo previsto o con las especificaciones establecidas (cómo hacerlo).

Para evitar que ocurra algo tan habitual (aunque caricaturizado) como lo que posteamos hace unos días en redes sociales sobre #proyectos mal enfocados y planteados os compartimos algunas buenas prácticas que procuramos aplicar nosotros en cada proyecto en el que participamos.

 

Buena práctica #1: entender bien el problema

Tratamos de comprender bien y confirmar con el cliente cuál es su “dolor” real y hasta dónde quiere solucionarlo, para ofrecerle el “medicamento” más adecuado. Errar aquí es matar el proyecto: perder el tiempo y frustrar al cliente.

Ten en cuenta que, aunque seas un empleado más en una gran multinacional, cualquier proyecto que te asignen tiene un cliente: externo (fácilmente identificable) o interno, de la propia empresa (más difícil verlo como tal). El cliente es el que espera el resultado positivo del proyecto.

 

Buena práctica #2: lo estrictamente necesario

Buscamos ofrecerle una cura específica y totalmente adaptada a su dolencia. No intentamos “sobrevender”, que es un riesgo que se corre habitualmente en la consultoría.

Al contrario, preferimos plantear menos cosas para que sea el cliente el que quiera pedir más, al terminar.

 

Buena práctica #3: promete, cumple y sorprende

Dicen que la famosa frase “undepromise and overdeliver” (en traducción libre, promete menos y ofrece más) está cuestionada.

Personalmente no creo que sea una frase errónea, pero sí que se podría concretar un poco más. Algo así:

  • Cumple lo prometido: como te habrá dicho seguramente algún mayor de tu familia, cumple con tu palabra. Es lo más importante y, en ocasiones, lo único que tendrás.
  • No des más de lo que has ofrecido: si ofreces 1 kg de lentejas no des 1,2 kgs. En cambio, da lo que has prometido más algo distinto: ¡sorprende! Esto sí es «overdeliver».

Como en su día hizo el iPhone: no nos daba más que lo esperado en las llamadas telefónicas, pero sí añadía una increíble nueva usabilidad y todo un mundo, hasta entonces casi desconocido, de apps móviles. El objetivo de todo esto es superar las expectativas del cliente.

 

Buena práctica #4: define bien el proyecto

Relacionada con la anterior, en la parte de la promesa: establece bien los límites, el campo de juego: el objetivo y el plazo para ejecutar el proyecto, los costes y los requerimientos.

¡Y no te apartes de ellos!

Para los requerimientos está muy bien clarificar con el cliente lo que es imprescindible y lo que no. Por ejemplo, usando MoSCoW:

  • MUST: Lo que debe hacerse, sin ningún género de duda o el proyecto habrá fracasado.
  • SHOULD: Lo que debería hacerse, si estamos dentro de tiempo, coste y objetivos.
  • COULD: Lo que podría hacerse, si aún disponemos de recursos.
  • WON’T: Lo que no vamos a hacer en este momento, porque no cabe, no entra, no interesa.

Probablemente, este último es el más importante. Casi siempre es más importante lo que decidimos NO HACER que lo que decidimos hacer.

Definiendo el proyecto, evitaremos el peligro de hacer el proyecto durante el seguimiento, que es lo que ocurre en la inmensa mayoría de los proyectos mal planteados.

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MORALEJA: respeta todas las etapas de un proyecto, especialmente las iniciales. Es lo que no hace casi nadie: serás diferente y mucho mejor.

 

Buena práctica #5: no olvides las pequeñas cosas (llámalo checklist)

  • Un proyecto resuelve UNO y solo un problema o necesidad.
  • En la búsqueda de las soluciones participan SIEMPRE los que están afectados por el problema.
  • En el desarrollo de las soluciones están los implicados y MEJOR si también aparecen por allí los especialistas en el tema.
  • Nos ponemos a hacer POCAS cosas/proyectos a la vez: son importantes y están bien elegidos.
  • Nombramos a un BUEN líder de proyecto: sabe de lo que estamos hablando y sabe llevar un equipo.
  • Los que van a implantar el proyecto, participan SIEMPRE en la planificación de las tareas que tendrán que hacer (qué, cuándo, cómo, cuánto, etc).
  • Todas las tareas se desglosan a su MÍNIMA expresión. ¿Cuál es la mínima expresión? Cuando ya no se puede desglosar más;).
  • Los implicados SIEMPRE tendrán un hueco de tiempo más que suficiente para hacer las tareas asignadas. La ausencia de una consideración realista de los tiempos disponibles de las personas implicadas es un “problema top”: podríamos llamarlo la enfermedad del optimismo planificador o del planificador loco.
  • Planificamos los proyectos para iniciar en los próximos 30 días como MÁXIMO (el resto, a la nevera, ya se planificarán cuando haya que lanzarlos).
  • Ponemos hitos y los CELEBRAMOS en cuanto se cumplen.
  • 1 proyecto = 1 responsable, que preferiblemente SÓLO dirige 1-2 proyectos de envergadura en cada momento.
  • Hay consenso en la decisión y DICTADURA en la ejecución (esto era una máxima en ZARA).
  • Hacemos un seguimiento FRECUENTE de la evolución del proyecto (cada 15 días está bien, en general).
  • Mantenemos una visión nítida de TODOS los proyectos que tenemos en marcha y de sus plazos estimados de conclusión.
  • Tenemos incentivos CLAROS para los que van a hacer el trabajo.
  • Somos PRUDENTES en las estimaciones: +10% en los € y + 20% en las horas, sobre lo que hayamos estimado inicialmente (lo que no falla es que habrá desviaciones).
  • Aprendemos, al menos, 2 COSAS de cada proyecto realizado.

 

Esto es lo que nosotros intentamos aplicar en cada proyecto. ¿Haces algo parecido? ¿Qué buenas prácticas utilizas tú?