Como decía Bob Dylan en su canción “The times they are a’changing”, todo un himno del siglo pasado, los tiempos están cambiando. Y si cambiaban hace casi seis décadas, la verdad es que hoy lo hacen a una velocidad que raya la ficción.

Pero aún podría ser que mucho menos que en el futuro, porque como dice Seth Godin:

“Nunca antes fue todo tan rápido como ahora, y nunca volverá a ir todo tan despacio como ahora.”

 

Complejidad e incertidumbre

Es verdad que cualquier tiempo pasado siempre nos parece más sencillo y, muchas veces, engañosamente mejor, sin embargo, es un hecho que las cosas se han complicado mucho últimamente.

Lección aprendida #1: Lo que antes solucionábamos con un conjunto de reglas más o menos claras, aprendidas en manuales y aulas universitarias, hoy, cuando el entorno que nos rodea es tan variado, cambiante e incierto, muchas veces ha quedado obsoleto.

Y cuando todo está borroso y hemos perdido las guías y referencias tradicionales, necesitamos acudir a lo más esencial: valores bien interiorizados que se conviertan en brújula y nos permitan tomar decisiones “seguras” – al menos, con sentido – a partir de ellos.

Por ello, clarificar los valores de la empresa y conseguir que estén interiorizados y, si es posible, compartidos por el mayor número de personas, es quizá más importante que nunca.

 

Rutinas. Proyectos

Me dedico a la innovación y a la estrategia empresarial. Y en la actualidad el problema para llevar adelante la innovación está más en la falta de tiempo que en el dinero. Es más difícil encontrar lo primero que lo segundo. ¿Por qué?

Entre otros motivos (no voy a hablar de las limitaciones que impone la legislación laboral) porque las personas – y sus jefes – están acostumbradas a trabajar por rutinas, más o menos estructuradas y conocidas, que rellenan y completan su horario laboral, y poco acostumbradas a trabajar por proyectos, que exigen dedicación puntual a ellos de 4, 8, 12, o las horas que sean, a la semana.

…A no ser que estés en una gran empresa como Google, que se puede permitir organizar equipos de proyectos de personas completamente dedicadas a ellos. Pero esta no es la realidad del 99% de las empresas que conozco.

Sin embargo, el mundo que viene, donde innovar representa una enorme oportunidad y casi un requisito básico para la mera supervivencia, nos pide trabajar más proyectos: la innovación avanza por proyectos, no por rutinas.

Lección aprendida #2: Antes teníamos semanas de trabajo bastante predecibles, con rutinas bien estructuradas, pero hoy necesitamos trabajar también en proyectos que requieren dedicaciones puntuales de nuestra jornada a actividades complejas y, generalmente, cambiantes.

Así, cualquier persona podrá estar haciendo sus rutinas y, además, participando en 1 o 2 proyectos en paralelo, junto a otros compañeros que, generalmente, pertenecerán a áreas distintas a la suya (como mucho participará en 3 proyectos en paralelo o pronto empezará a tener problemas de eficiencia, pero esto mejor lo hablamos otro día)

Y más nos vale aprender a participar y gestionar bien esos proyectos porque son lo que impulsará hacia delante a la empresa, ya sea por la vía de la mejora o la innovación.

 

Waterfall. Agile

Hablando de proyectos, otro problema que ha surgido hace algún tiempo ­­es que la forma tradicional de trabajarlos– planificación en cascada o waterfall donde se clarifican, antes de empezar, todos los pasos que se van a dar a lo largo del proyecto, cuándo y quiénes los van a dar – hoy casi nunca nos resulta útil. Al menos para los proyectos de innovación.

Por la incertidumbre y los cambios constantes de contexto. Lo que ayer era un sí rotundo hoy es un no sé y mañana bien puede ser un no tajante.

Antes necesitábamos preparación a largo plazo. Hoy necesitamos adaptación a corto plazo.

Lección aprendida #3: Los proyectos que antes abordábamos mediante completas planificaciones en cascada (enfoque waterfall) hoy necesitamos encararlos de otra manera, a base de pequeños sprints de entre 15-30 días de duración, en los que se van completando porciones del trabajo que el cliente – el destinatario del proyecto – va aprobando (enfoque agile)

El enfoque ágil de gestión de los proyectos ha llevado a transformar totalmente el desarrollo de los productos: han pasado de crearse de una forma exclusivamente interna, sin contar con los clientes-usuarios hasta que se presentaban en las ferias, en los lineales de las tiendas o en los catálogos, a hacer prototipos rápidos en los que se busca un feedback temprano del usuario que permita mejorar sucesivamente el producto (o servicio), en un proceso que muy bien podemos llamar co-creación con los usuarios.

Muchos esto aún no lo han asimilado.

Dictadura. Consenso

Y, para terminar, está la forma de dirigir la empresa: hoy ya casi no se aceptan ciertas cosas que hasta no hace mucho se daban por sentadas.

Lección aprendida #4: Las decisiones unilaterales tomadas por el jefe o el superior son mucho menos efectivas que las adoptadas en equipo, por consenso. Esto es así prácticamente siempre.

Porque es mucho mejor que los que están implicados en hacer el trabajo participen en la toma de decisiones. De esta forma convencemos y no imponemos, algo que es mucho más inteligente y eficaz.

Aunque comprendo y comparto que haya necesarias excepciones a esta regla:

  • En situaciones de gran emergencia necesitamos un mando único y claro, que sea rápido y decisivo, no atrancarse en argumentaciones que retrasen la acción

 

  • Cuando se ha buscado honestamente el consenso y no se alcanza un acuerdo, para eso está la figura del responsable jerárquico o del líder del equipo, para decantar la balanza en un sentido o en otro

 

El cambio continuado y tan rápido que vivimos nos obliga a adaptarnos para evolucionar. La capacidad de adaptación y la gestión del cambio subsiguiente pasa a ser una extraordinaria ventaja competitiva para cualquier empresa de cualquier sector.

En esto estamos y a ello nos tendremos que acostumbrar. Estas son 4 lecciones extraídas a nivel personal pero que cualquier directivo podría empezar a aplicar en su empresa ya.