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Para definir un proyecto, podemos suponer que el proyecto es un problema con una fecha de caducidad, como decía un profesor que tuve en dirección de proyectos (para ver una definición más académica, ir aquí)

Las empresas (al igual que las familias) cada día funcionan más por proyectos pero quizá no tienen tan claro lo que son.

¿Qué es un proyecto? Desde la elección o construcción de las nuevas instalaciones de la empresa (o la nueva vivienda familiar), a la adquisición de un nuevo sistema de transporte interno de producto acabado (o la compra de un nuevo vehículo), a la puesta en marcha de un nuevo negocio (o la búsqueda de un trabajo nuevo)…

Estamos inmersos en proyectos. En nuestra vida profesional y privada.

Sin embargo, muchos de estos proyectos fracasan.

Muchos proyectos se caen porque no están correctamente planificados, porque no se asignaron bien los presupuestos, porque las personas encargadas de llevarlo a cabo no eran las adecuadas o incluso el jefe del proyecto no funcionó.

Pero estoy bastante seguro de que en muchos fracasos el problema es anterior, está en la fase inicial: en la ausencia de una buena definición.

Por eso me preocupa mucho, cuando estoy con un cliente, especialmente si es un nuevo cliente al que no conozco bien, definir bien el proyecto en el que quiere que trabajemos.

Entre otras cosas, para no generar falsas expectativas y facilitar el trabajo desde el principio: un intento de «underpromise and overdeliver».

 

Fases de un proyecto

Un proyecto consta de una serie de etapas clave que podríamos resumir en:

1) Definirlo: qué es, qué vamos a hacer

2) Organizarlo: quiénes lo van a llevar a cabo

3) Planificarlo: qué actividades y tareas hay que realizar

4) Programarlo: cuál es el orden de esas actividades y tareas, en el tiempo

5) Ejecutarlo: realizar lo que se ha planificado y programado; hacer el seguimiento de su evolución

6) Cerrarlo: darlo por terminado y extraer conclusiones y aprendizaje

Lógicamente, si definimos mal un proyecto, lo empezaremos con muy mal pie y las posibilidades de que acabe mal suben drásticamente.

Como mínimo, una mala definición llevará probablemente a tener que revisar etapas anteriores, cuando ya hemos avanzado en las posteriores, con lo que esto supone en costes y retrasos.

Algo que es muy habitual en los proyectos: que cuesten más de lo previsto y se alarguen también más de lo esperado.

 

Una herramienta visual: 3 ejes

¿Cómo se define bien un proyecto? A mi me gusta utilizar herramientas visuales porque me permiten recordar con facilidad todos los pasos, sin confusión y sin dejarme ninguno. Otra cosa buena es que no dejan lugar a dudas ni interpretaciones erróneas porque todos estamos viendo lo mismo.

Propongo para ello un esquema visual como el de este gráfico:

fondo normal 2 1 - El arte de definir un proyecto

Donde:

Eje Y vertical: costes
Eje X horizontal: plazo
Eje Z: requerimientos

Los costes se refieren al presupuesto que tenemos previsto invertir en los diferentes recursos del proyecto (personas, materiales, equipos, etc). Y el plazo al tiempo que debe transcurrir desde su inicio hasta su finalización, hasta cubrir su objetivo.

Los famosos requerimientos (o exigencias del proyecto) reclaman algo más de detalle para tener la seguridad de no dejarnos nada al aire.

Para ello utilizo un acrónimo muy útil (MoSCoW), que permite crear una tabla como esta:

La M de Must: incluye lo que es necesario, obligatorio. Si no, no podremos considerar exitoso el proyecto.

La S de Should: lo que debería estar, aunque no es imprescindible. Su ausencia debe estar justificada.

La C de Could: lo que podría estar, lo deseable. Se hará solo si hay presupuesto y tiempo.

La W de Won’t: lo que ahora no va a hacer o estar. No es necesario en este momento, pero podría serlo más adelante.

Aquí caben todos los requerimientos que se quieran y quedan perfectamente a la vista de todos. No podemos decir aquello de es que… yo no había contemplado esto o yo consideré aquello otro…

 

El objetivo

Finalmente nos queda el objetivo, para qué hacemos el proyecto, qué queremos conseguir con él: expresado de forma breve, sencilla y clara.

Si además imaginamos el objetivo como un objeto de 2 dimensiones, podemos añadir la siguiente información:

El alcance (la longitud) : hasta dónde queremos llegar y, por omisión, hasta dónde no (esto es casi más importante que lo primero)

La extensión (la anchura): que parte del problema, de los clientes, del mercado va a atacar; el ámbito que va a abarcar el proyecto.

 

Un ejemplo de definición de proyecto

Supongamos que una empresa es consciente del problema de sostenibilidad que presenta el modelo de fabricación y uso de los vehículos de gasolina, y se plantea construir un coche eléctrico.

electric-car

Dispone de un presupuesto de 600.000 € para hacer un primer prototipo completamente operativo y un plazo de tiempo de 12 meses para tenerlo acabado.

Supongamos que los requerimientos son:

Must (M): precio asequible al público final, en torno a los 30.000 €; fabricado con materiales reciclados 100%; tener una autonomía mínima de 500 kms

Should (S): debería tener un excelente diseño, similar o mejor que el de los fabricantes alemanes más renombrados en este aspecto; disponer de un maletero con un volumen mínimo de 500 cm3

Could (C): tener conexión wi-fi permanente; disponer de los mismos elementos de seguridad que el mejor vehículo en este aspecto; cambiarse el volante de lado, sin esfuerzo (para utilizar en mercados anglosajones y resto)

Won’t (W): no será híbrido; no se comercializará por medio de los canales comerciales habituales.

¿Qué quiere conseguir la empresa con el proyecto de coche eléctrico?, ¿cuál es su objetivo?

Imaginemos: construir un prototipo de vehículo eléctrico, completamente operativo, dirigido al mercado de masas, que suponga una alternativa real y definitiva al vehículo de gasolina.

El alcance podría ser que se va a fabricar el prototipo, estudiar su uso y mantenimiento óptimo, pero no se va a plantear ninguna investigación ni desarrollo relacionado con la red de suministro (porque ya hay otros trabajando este tema y se confía en poder aprovechar sus soluciones)

La extensión podría consistir en crear inicialmente un prototipo pensado para los equipos comerciales y de representación de medianas y grandes empresas (una parte del mercado de clientes), de aquel mercado internacional que presente la mayor proyección de crecimiento de su parque automovilístico combinada con una alta preocupación por el medio ambiente (una parte de los mercados geográficos)

 

Conclusión

Toda esta información básica preliminar, si seguimos el esquema propuesto, no es difícil de obtener y concretar en una reunión inicial de planteamiento de un proyecto.

Nos ayudará a centrar el trabajo a realizar y, posiblemente, también a clarificar algunos aspectos que no se habían previsto o que distintos interesados en el mismo veían de diferente manera.

Por eso es primordial que esta reunión de definición se realice con los principales interesados e implicados en el proyecto.

Si además adoptamos un uso continuado y sistemático de la herramienta no solo estaremos aplicando buenas prácticas sino que mejoraremos, sin duda, los resultados de globales de nuestros proyectos ya que, como mínimo, no fracasarán por estar mal definidos. O lo que es lo mismo, mal paridos.